Come sfruttare i tempi morti

Come sfruttare i “tempi morti”

In realtà i tempi morti non esistono.

Esistono gli imprevisti e la cattiva gestione del tempo ma i cosiddetti tempi morti, proprio no. Io preferisco parlare di “tempi vuoti”. C’è un motivo preciso: l’idea di “tempo morto” richiama l’immagine di una inesorabile inerzia. Come se di fronte ad un programma saltato avessimo le mani legate ed il cervello spento e non potessimo fare altro che subire e aspettare. Niente di più sbagliato! Ci siamo noi e le nostre capacità e possiamo essere ugualmente attivi e presenti nel momento, quindi non facciamoci prendere dal panico e mettiamo in atto tutto il nostro spirito di adattamento.

Viaggi in treno, sale d’attesa, buchi nell’agenda, ritardi e appuntamenti saltati possono essere inconvenienti che sconvolgono i nostri piani ma anche occasioni importanti per rifiatare o mettersi in pari con incombenze non urgenti che sono state trascurate.

Ho individuato due tipologie di tempo vuoto:

  • Tempi vuoti strutturali:  quelli già preventivati per cui, laddove è possibile, si può pensare di pianificare un’attività complementare a quelle già pianificate.
  • Tempi vuoti non strutturali: quelli che non sono stati preventivati. Questi sono i momenti che possono far traballare la tabella di marcia ma che possono trasformarsi in risorse inaspettate.

Quando si tratta di tempi vuoti strutturali, più o meno lunghi e comunque già previsti, la situazione può essere noiosa ma possiamo tranquillamente mettere in campo le nostre capacità gestionali per organizzare al meglio l’agenda e rendere produttivi anche questi momenti. Mi riferisco a spostamenti in treno o in aereo, pause tra i vari impegni programmati etc. In questi momenti, se siamo fuori dal nostro luogo di lavoro, la tecnologia ci dà una mano perché ci permette di mantenere la nostra efficienza consentendoci di compiere diverse attività da remoto. Chi ci impedisce, nell’ora di buco, tra un appuntamento e l’altro di sederci ad un caffè e rispondere alle mail in arretrato gustando uno spuntino?

Se invece ci troviamo nel nostro posto di lavoro (ufficio, atelier, officina etc.), la situazione si semplifica molto perché abbiamo a disposizione tutti gli strumenti che ci servono e possiamo scegliere con più facilità che cosa fare. Anche il semplice mettere ordine in un cassetto degli attrezzi o classificare i documenti impilati che aspettano lì, è un modo intelligente di non perdere tempo nel presente e guadagnarne in futuro. Un ambiente ordinato ci permette di ottimizzare la nostra operatività e semplifica la vita!

Quando ci troviamo di fronte a tempi vuoti non strutturali, ovvero quegli eventi inaspettati che scombinano i nostri piani, possiamo sentirci in difficoltà. Ciò non vuol dire che questo tempo sia per forza sprecato e debba trasformarsi, appunto, in un tempo morto. Sta a noi sfruttare al meglio anche questi tempi e renderli altrettanto utili. Ad esempio: restare bloccati nel traffico o in una sala di attesa aspettando un treno con decine di minuti di ritardo sicuramente è fonte di nervosismo e stress. Ma c’è poco da fare, dobbiamo accettare la situazione. Tanto vale utilizzare quel tempo per qualcosa di buono. E non deve essere per forza qualcosa di lavorativo.  Continuare a leggere il libro che portiamo sempre con noi ma abbiamo abbandonato da un pò o ascoltare il podcast d’attualità che rimandiamo sempre sono momenti produttivi. Produttivi per noi in quanto persone perché hanno a che fare con la nostra crescita interiore. Infatti, queste attività che non riguardano direttamente il nostro lavoro hanno una comunque una ricaduta positiva: allontanano la mente dallo stress della situazione permettendoci di rilassarci e coltivare noi stessi.

In definitiva:

il messaggio principale, che intendo far passare con questo articolo è che il tempo morto esiste solo se siamo noi ad “ucciderlo”. Saper riconoscere quando fermarsi per una pausa e disconnettersi è altrettanto importante che impegnarsi al massimo e rispettare tempi e scadenze. Affinchè sia realmente efficace, il nostro stile organizzativo conviene che sia preciso ma non ferreo perchè abbiamo bisogno di tutta la  flessibilità possibile per far fronte agli imprevisti. L’essere troppo rigidi, infatti, produce l’effetto contrario: ci disorienta e ci stressa e questo va a peggiorare la qualità del nostro la voro e soprattutto della nostra vita. Ma ricordate anche che

Chi sciupa il tempo deruba sè stesso” (Proverbio marocchino).

Alessandra Costantini

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